التقاط المستندات وفهرستها
إدخال المستندات الممسوحة والرقمية وتطبيق البيانات الوصفية وتصنيف السجلات وأنواع المستندات.
إدارة سجلات آمنة
نظام أرشفة إلكترونية مؤسسي
حوّل المستندات إلى سجلات رقمية مصنفة وآمنة وقابلة للبحث والاحتفاظ والحوكمة من خلال نظام أرشفة مؤسسي يدعم الصلاحيات وإدارة السجلات طويلة المدى.
ما تقدمه DES
قدرات نظام الأرشفة
يصمم النظام لدعم الوصول الآمن والتصنيف الواضح وقواعد الاحتفاظ والبحث العملي لفرق العمل.
البحث والاسترجاع
البحث حسب نوع المستند أو المالك أو التاريخ أو الحالة أو العميل أو العقد أو الفاتورة أو مراجع أخرى.
الصلاحيات والتدقيق
تطبيق صلاحيات حسب الأدوار وتتبع نشاط المستخدمين وتاريخ المستندات وسياسات الوصول الآمن.
الاحتفاظ والتكامل
دعم سياسات الاحتفاظ وروابط سير العمل ومراجع ERP وسجلات المالية والتكامل مع أنظمة الأعمال.
منهجية التنفيذ
خطوات تنفيذ الأرشفة
تبدأ DES بفهم أنواع المستندات والملكية والسرية ومتطلبات الاحتفاظ وكيف يحتاج المستخدمون للبحث والاسترجاع.
تقييم المستندات
تحديد الأنواع والأحجام والمصادر والملاك والحساسية والاحتفاظ وسيناريوهات البحث.
تصميم التصنيف
تعريف حقول البيانات الوصفية والفئات والصلاحيات وروابط سير العمل وقواعد الفهرسة.
النشر والترحيل
إعداد الأرشيف واستيراد سجلات مختارة والتحقق من البحث وتجهيز وصول المستخدمين.
التشغيل والحوكمة
تدريب المستخدمين ومتابعة التبني وتحسين التصنيف والحفاظ على قواعد الاحتفاظ والصلاحيات.
تكامل مؤسسي
سجلات مرتبطة بسير العمل
يصبح الأرشيف مفيداً عندما ترتبط المستندات بسياق الأعمال الذي تنشأ وتراجع وتحفظ داخله.
سجلات المالية والفواتير
أرشفة الفواتير والإيصالات ومستندات الدفع والضرائب ومراجع المالية.
سجلات الموارد البشرية والإدارة
إدارة مستندات الموظفين والموافقات والطلبات والسياسات والمراسلات.
مراجع سير العمل والأنظمة
ربط المستندات المؤرشفة مع ERP وأنظمة سير العمل وسجلات العملاء والمنصات التشغيلية.
أسئلة مهمة
أسئلة حول نظام الأرشفة
تساعد هذه الأسئلة في تحديد نموذج الأرشيف وقواعد الحوكمة.
هل يدعم النظام المستندات الورقية والرقمية؟
نعم. يمكن تحديد نطاق لإدخال المستندات الممسوحة والرقمية مع البيانات الوصفية وقواعد التصنيف.
هل يمكن تقييد الوصول حسب الإدارة أو الدور؟
نعم. يمكن بناء الصلاحيات حسب الأدوار والإدارات وأنواع المستندات ومستويات السرية وقواعد الأعمال.
هل يمكن ربط الأرشيف بأنظمة ERP أو سير العمل؟
نعم. يمكن ربط مراجع الأرشيف بأنظمة ERP والمالية والموارد البشرية وسير العمل أو الأنظمة المخصصة عند الحاجة.
DES
خطط أرشيفاً مؤسسياً آمناً
شاركنا أنواع المستندات والأحجام وقواعد الوصول واحتياجات البحث لنحدد نطاق أرشفة مناسباً للتشغيل.
فريق المبيعات